Q.会計王から販売王へ入金データを取り込む方法
会計王で入力した入金に関わる仕訳伝票を販売王の入金伝票として取り込むには、会計王で該当仕訳伝票をテキスト出力し、販売王でテキスト入力します。
この際、取り込むテキストデータを一部加工する必要があります。
<操作手順>
○操作を行う際に事前に用意する資料
・テキストデータを加工する際に、得意先コードと得意先名が確認できる資料が必要です。販売王メニュー「台帳」→「得意先登録」から得意先一覧の印刷が可能です。
・取込時に入金伝票に自社担当者を設定する場合は、テキストデータを加工する際に、自社担当者コードが確認できる資料が必要です。販売王メニュー「導入」→「部門/担当者設定」から担当者一覧の印刷が可能です。
1.会計王メニュー「帳簿」→「仕訳日記帳」を開き、画面上部の[検索]ボタンをクリックします。
※各帳簿の「機能」にて、ファンクションキーの配列を「配列2」と設定している場合は、ファンクションキーの配列が下図と異なりますのでご了承ください。
2.検索条件を設定します。
(ア)販売王へ取り込みたい入金伝票の日付範囲を設定します。
(イ)「□科目を借方貸方で厳密に指定する」にチェックを付けます。
(ウ)貸方:勘定科目に【売掛金】を設定します。
(エ)[開始]ボタンをクリックします。
3.検索結果が表示されましたら[Excel]ボタンをクリックし、必要な項目のみExcelファイルへ出力します。
※各帳簿の「機能」にて、ファンクションキーの配列を「配列2」と設定している場合は、ファンクションキーの配列が下図と異なりますのでご了承ください。
(ア)出力形式を「○Excel」にし、出力項目の「○任意項目」を選択後、下部の[出力項目選択]をクリックします。
(イ)出力項目の選択画面が表示されましたら[全取消]をクリックします。
(ウ)左側[項目]より以下の項目順で選択し、[追加]ボタンをクリックします。
1.伝票番号 |
2.行番号 |
3.伝票日付 |
4.借方科目コード |
5.借方科目名称 |
6.貸方補助コード |
7.貸方補助科目名称 |
8.貸方部門コード |
9.貸方金額 |
10.取引摘要 |
11.補助摘要 |
|
(エ)[設定]ボタンをクリックしますと元の画面に戻ります。
(オ)「項目名も出力する」「□出力後にExcelを起動する」にチェックを付け、ファイル保存先を変更する場合は、[参照]ボタンから変更してください。[実行]ボタンをクリックします。
出力が完了するとExcelが起動し、出力ファイルの内容が表示されます。
4. Excelの置換機能を利用し、借方科目コードを参考に販売王の明細区分を対応付けします。
販売王:明細区分の値は以下の通りです。
1:現金 |
2:小切手 |
3:振込 |
4:手形 |
5:相殺 |
6:振込手数料 |
7:値引き |
8:その他 |
例:会計王:借方科目コード「100:現金」を販売王:明細区分「1:現金」に置換する
(ア)借方科目コードの列(D列)を選択します。
(イ)メニューから「置換」をクリックします。
メニューの場所、表示はMicrosoft Officeのバージョンによって異なります。
a:Microsoft Office 2003以前の場合
「編集」→「置換」をクリックします。
b:Microsoft Office 2007の場合
「ホーム」タブの「編集」→「検索と選択」→「置換」
(ウ)[検索する文字列]に会計王の借方科目コード「100」、[置換後の文字列]に販売王の明細区分「1」を入力し、[すべて置換]をクリックすると、置換が完了します。
(エ)同様に小切手や振込、手形等についても該当する販売王の明細区分を対応付けするために(ア)〜(ウ)を繰り返し置換します。
5.Excelの置換機能を利用し、貸方補助科目コード・貸方補助科目もしくは摘要・補助摘要を参考に貸方補助科目コード欄に販売王の得意先コードを対応付けします。
販売王の得意先コードはあらかじめご用意いただいた得意先一覧をご参照ください。
会計王の売掛金科目の補助科目設定有無によって参考にする項目が異なります。以下をご参照ください。
(ア)会計王の売掛金科目に取引先ごとの補助科目を設定している場合
会計王より出力した貸方補助科目コード・貸方補助科目を参考に得意先コードの対応付けを行います。
例:貸方補助科目「品川太田梶i補助科目コード:15)」を販売王の得意先コード「1」に置換する
a:貸方補助科目コードの列(F列)を選択します。
b:「置換」メニューを開きます。
※メニューの場所、表示はMicrosoft Officeのバージョンによって異なります(詳しくは4.(イ)をご覧ください)。
●Microsoft Office 2003以前…「編集」→「置換」をクリックします。
●Microsoft Office 2007…「ホーム」タブの「編集」→「検索と選択」→「置換」をクリックします。
c:[検索する文字列]に会計王の貸方補助科目コード「15」、[置換後の文字列]に販売王の得意先コード「1」を入力し、[すべて置換]をクリックしますと、置換が完了します。
d:同様にその他の得意先も該当する販売王の得意先コードを対応付けするために置換します。
(イ)会計王の売掛金科目に取引先ごとの補助科目を設定していない場合
会計王より出力した摘要・補助摘要を参考に得意先コードの対応付けを行います。
例:補助摘要「品川太田梶vを販売王の得意先コード「1」に対応付けする
摘要・補助摘要の内容を参考に得意先を割り出し、貸方補助科目コード枠に販売王の得意先コードを手入力してください。
6.貸方補助科目名称欄を販売王の得意先名と一致するように設定します。この得意先名は入金伝票の請求先名になります。
また、販売王で自社担当者を入金伝票に付与する場合は、貸方部門コードにあらかじめ用意した自社担当者コードを入力してください。自社担当者を入金伝票に付与しない場合は、貸方部門コードは必ず空欄にします。
※販売王入金伝票では手形期日や備考など会計王にはない項目があります。取り込みたい場合は列を作成・加工してください。
入金伝票に取込可能な項目レイアウトについては販売王「テキストデータ入力」のヘルプをご参照ください。
7.「借方科目名称」「取引摘要」「補助摘要」の各列を削除します。
8.csvファイル形式で保存します。
●Microsoft Office 2003以前…「ファイル」(下図:ア)→「名前を付けて保存」をクリックします(下図:イ)。
●Microsoft Office 2007…「Office」ボタン(下図:ウ)→「名前を付けて保存」をクリックします(下図:エ)。
[ファイルの種類]で「CSV(カンマ区切り)(*.csv)」を選択し、ファイルの保存先、ファイル名をメモに控えてから[保存]ボタンをクリックし、表示されるメッセージを[OK]や[はい]で閉じます。
9.販売王を起動します。メニュー「ツール」→「テキストデータ入力」を開き、[入力形式名称]より「入金伝票」を選択し、画面左下[入力形式編集]をクリックします。
10.[CSV入力形式]を下図のように設定します。不要な項目は[削除]ボタンを、位置変更する場合は「↑」「↓」で移動します。手順6で別途列を設けた場合は、csvファイルレイアウトに合わせて調整します。
csv入力形式の加工が終了しましたら[別名保存]をクリックします。
既存の形式名称とは別の名称に変えて[保存]します。
11.元の画面に戻ります。取込条件の「□1行目はタイトル行なので無視する」(下図:ア)にチェックを付け、入力ファイル名の[参照]から保存したcsvファイルを選択し、[開始]ボタン(下図:イ)をクリックします。
12.レイアウト確認画面が表示されます。[開始]ボタンをクリックし、テキストデータ入力を開始してください。
13.販売王メニュー「販売業務」→「入金入力」にて入金伝票を確認してください。